Charlie Chaplin Archive è il sito ufficiale del catalogo on-line che contiene l’intero archivio professionale e personale di Charles Chaplin scrupolosamente conservato negli anni, dagli esordi sui palcoscenici del music-hall inglese agli ultimi giorni della sua vita in Svizzera. Oltre 75 anni di documenti manoscritti e dattiloscritti, fotografie e ritagli stampa ripercorrono la carriera del più universale tra i cineasti, gettando nuova luce sulla sua carriera, la sua vita, ma soprattutto sul suo metodo di lavoro. Dai primi appunti manoscritti per un soggetto alle riprese del film, i materiali documentano tutte le fasi della lavorazione e dello sviluppo di un film o di un progetto mai realizzato. Poesie, testi, disegni, programmi di sala, contratti, lettere, riviste, souvenir di viaggio, fumetti, vignette, manifestazioni di encomio o di critica, i giorni migliori e quelli da dimenticare… il vasto archivio on-line permette di accedere a tutte le schede catalografiche dei documenti e di leggerne la maggioranza. Alcuni documenti riservati possono essere consultati su richiesta.
Le immagini e i documenti presenti in questa banca dati possono essere utilizzati esclusivamente a scopo di ricerca e non possono in alcun modo essere riprodotti, trascritti o pubblicati. Per pubblicare, copiare, riprodurre o trascrivere il contenuto integrale o parziale dei documenti presenti in questa banca dati (eccezion fatta per tesi universitarie o di dottorato) occorre inoltrare domanda scritta ai proprietari, che valuteranno di volta in volta la richiesta riservandosi il diritto di non concedere l'autorizzazione. Tutti i documenti sono di proprietà/copyright di Roy Export Company Ltd e Association Chaplin.
La descrizione delle diverse tipologie documentarie presenti nel Charlie Chaplin Archive è strutturata secondo le aree e la punteggiatura prescritte dagli International Standard for Bibliographic Description promossi dall'International Federation of Library Associations and Institutions, pubblicati in Italia a cura dell'Istituto Centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche.
Per il materiale inedito ci si è avvalsi delle Regole di catalogazione angloamericane, seconda edizione, revisione del 1988, redatte sotto la direzione del Joint Steering Committee for Revision of AACR, the American Library Association, the Australian Committee on Cataloguing, the British Library, the Canadian Committee on Cataloguing, the Library Association, the Library of Congress, a cura di Michael Gorman e Paul W. Winkler, edizione italiana a cura di Rossella Dini e Luigi Crocetti, Bibliografica, 1997.
Per la descrizione del materiale fotografico sono state osservate le regole proposte da La fotografia : manuale di catalogazione, a cura di Giuseppina Benassati, introduzione di Marina Miraglia, Grafis Edizioni, 1990.
Il tracciato catalografico prevede l'utilizzo di ulteriori campi descrittivi come "Tipologia", "Natura", "Serie di appartenenza", "Sommario" che contribuiscono alla definizione e all'analisi critica del documento e sono canale di accesso poiché tutte le parole funzionano da chiave di ricerca.
Ogni record bibliografico è in relazione con liste di Autori, Soggetti, Filmografia, Bibliografia.
Nell'indice autori sono presenti tutte le persone fisiche o gli enti che hanno contribuito alla creazione intellettuale e artistica del documento, che sono responsabili della sua pubblicazione o distribuzione e che compaiono come "destinatari" del documento.
La forma dell'intestazione segue le Regole italiane di catalogazione per autori dell'Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, ICCU, 1979. La soggettazione si è attenuta alle voci di soggetto previste dalla bozza di Soggettario cinema e precinema redatta dalla Biblioteca Internazionale di Cinema e Fotografia "Mario Gromo", Museo del Cinema di Torino, Università degli Studi di Torino e Cineteca Comunale di Bologna.
Quando si effettua una ricerca, il sito richiede l'inserimento di un'informazione alla volta. Per esempio, se si cercano tutti i contratti firmati da Edna Purviance, e si inseriscono nel campo Ricerca due parole chiave - come contratto e Purviance - appaiono zero risultati. Invece, se prima si seleziona contratto nella categoria Tipologia, e poi si inserisce Edna, o Purviance (o entrambi) nel campo Ricerca, verranno visualizzati due documenti, gli unici due contratti firmati da Edna Purviance presenti in archivio. Lo stesso risultato si può ottenere inserendo Purviance (o Edna) nel campo Ricerca, e una volta che tutti i risultati appaiano, inserendo Contratto nel campo Ricerca.